La gestion administrative d’une copropriété

La gestion administrative d’une copropriété est une mission qui revient au syndic. Les tâches sont nombreuses et requièrent une bonne connaissance de la réglementation juridique en vigueur. Point sur les attributions du syndic de copropriété en matière de gestion administrative.

Préservation de l'immeuble

La première mission du syndic est d’assurer la gestion administrative d'une copropriété et de s’assurer que l'immeuble soit bien entretenu. D’ailleurs, le syndic a l'obligation de tenir à jour le carnet d’entretien dans lequel les travaux entrepris sont renseignés.

Face à une urgence, le syndic peut (doit) prendre une décision et commander les travaux nécessaires pour préserver l’immeuble. Toutefois, il est tenu de convoquer immédiatement les copropriétaires à une assemblée extraordinaire afin de ratifier les décisions et de faire voter les travaux qui s'imposent. Sous certaines conditions, le syndic de copropriété peut demander une provision correspondant à un certain pourcentage du devis des travaux.

Administration de la copropriété

Dans ce domaine, le syndic assure différentes missions aussi importantes les unes que les autres.

• Au niveau secrétariat

Le syndic tient un journal des copropriétaires avec des détails spécifiques comme l’état civil, les coordonnées sans oublier la répartition des lots dont ils sont propriétaires. Il conserve toutes les archives concernant la copropriété. Ces archives peuvent être remises entre les mains d’un prestataire spécialisé, après accord des copropriétaires.

Le syndic doit également programmer une convocation de l’assemblée générale au minimum une fois par an (décret n°67-223 du 17 mars 1967, article 7). Dans cet objectif, il prépare l'ordre du jour en listant les points importants.

• Respect du règlement de copropriété

Le syndic est le garant de l'application du règlement de copropriété au niveau des conditions d'utilisation des parties privatives et des parties communes. Il veille à ce que le règlement soit scrupuleusement respecté par toutes les personnes concernées. Ce point est essentiel pour que la vie en communauté soit possible et paisible.

• Au niveau communication

A la suite des assemblées, le syndic fait en sorte que les décisions soient concrétisées. Il doit aussi informer les occupants des immeubles quant aux décisions qui ont été prises par courrier recommandé.

La communication avec les copropriétaires peut s’effectuer par mail, à condition que ceux-ci aient donné leur accord écrit.

• Au niveau juridique

Le syndic de copropriété est le représentant du syndicat des copropriétaires auprès de la justice.

Il est de sa responsabilité de procéder à l’inscription de la copropriété au registre d’immatriculation. C'est aussi de sa responsabilité de souscrire à une assurance responsabilité civile collective pour garantir les risques en cas de dommages ou dégradations de l'immeuble (incendie, catastrophe naturelle, dégât des eaux...).