Organisation des AG de copropriété

Une assemblée générale doit être organisée au minimum une fois tous les ans au sein de toute copropriété. Au cours de cette réunion, les copropriétaires participent au débat ainsi qu’au vote des questions définies dans l’ordre du jour.

Qui décide de la tenue d'une assemblée générale ?

L'organisation d’une AG de copropriété ordinaire est préparée par le syndic. Une assemblée générale extraordinaire peut également être demandée par un groupe de copropriétaires à condition que ces derniers représentent au minimum 25% des voix.
A noter que certains règlements de copropriété prévoient une proportion moins élevée.

Dans le cas où l’initiative de l’assemblée générale ne vient pas du syndic de copropriété, la demande doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou encore via un huissier. Dans ce courrier, on doit retrouver les points qui seront discutés et qui seront donc inscrits à l’ordre du jour.

L’ordre du jour

L'ordre du jour est un point essentiel dans l'organisation des AG de copropriété. Ce document regroupe toutes les questions qui vont être discutées et qui pourront faire l’objet d’un vote. A noter que tout autre sujet peut être débattu au cours de la réunion mais celui ne peut être à l’origine d’un vote.

L’ordre du jour est rédigé par le syndic de copropriété. De son côté, le conseil syndical (et c’est d’ailleurs aussi valable pour tous les copropriétaires) a la possibilité de soumettre des questions qui seront portées à l’ordre du jour. Dans ce cas, la demande est à faire parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception au syndic de copropriété, ou par télécopie avec récépissé. Cette requête doit être formulée avant que la convocation à l’assemblée générale n’ait été diffusée.

La convocation

La convocation d'une assemblée générale s’effectue en respectant certaines règles. Si ces dernières ne sont pas suivies scrupuleusement, toute décision qui serait prise dans le cadre de cette assemblée générale serait invalidée.

La convocation doit être prise en charge par le syndic, même dans le cas où il n’a pas pris l’initiative de la tenue de cette réunion. Le cas échéant, il faut lui envoyer une mise en demeure via lettre recommandée avec accusé de réception. Si la convocation n’est toujours pas faite sous 8 jours après la mise en demeure, c’est le conseil syndical qui s’en occupe. Et si le conseil syndical ne peut pas s’en charge, tout copropriétaire peut déclencher l’assemblée générale par l’intermédiaire d’une saisine en référé auprès de la justice.

Dans tous les cas, chaque copropriétaire doit recevoir la convocation au minimum 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale, hormis s’il s’agit d’une urgence ou d'une assemblée extra-ordinaire. La convocation stipule la date, l'heure et le lieu de l'AG. Le syndic joint l'ordre du jour, les documents comptables pour l'approbation des comptes, le budget prévisionnel et la proposition de plusieurs devis fournisseurs le cas échéant.

Un compte-rendu détaillé de l'AG sera rédigé par le syndic et adressé à tous les copropriétaires de l'immeuble.