La feuille de présence à l’AG de copropriété

Pour le bon déroulement d'une assemblée générale de copropriétaires, le secrétaire de la session a l'obligation de tenir une feuille de présence qui recense les personnes présentes. A quoi sert donc ce document et que contient-il ?

Utilité de la feuille de présence à l’AG de copropriété

Une feuille de présence permet avant de tout de conserver une trace écrite des personnes qui sont présentes à l’assemblée générale. En plus de constituer une preuve de leur présence, la feuille donne également des précisions sur chaque copropriétaire. Chaque participant doit signer la feuille de présence. Les copropriétaires qui ne peuvent pas assister directement à l’AG peuvent être représentés par des mandataires à qui ils laissent leur intention de vote.

Au-delà de la composition de l’assemblée générale, la feuille de présence comprend également des informations issues de la liste officielle des copropriétés et des données provenant du règlement de la copropriété. L’objectif est de spécifier avec précision le nombre de voix correspondant à chaque copropriétaire ainsi que les coordonnées. Ces informations sont indispensables pour comptabiliser les voix suite aux votes. Cela permet de déterminer si la majorité a bien été atteinte pour entériner telle ou telle décision listée dans l'ordre du jour.

Il faut souligner que tout retard ou tout départ anticipé d’un membre de l’assemblée doit être consigné dans la feuille de présence : l’heure précise doit figurer. Cette précision est importante pour éviter toute contestation de vote qui pourrait survenir ultérieurement à la réunion.

La feuille de présence dans les détails

Dans la feuille de présence d’une assemblée générale de copropriété, on retrouve des informations bien précises. D’abord, on peut y lire le titre de l’assemblée générale ainsi que la date et le lieu où se tient l'AG. Viennent ensuite le nom ainsi que les coordonnées du syndicat de copropriété. Puis il est mentionné le nom et l’adresse du syndic qui assure la gestion de la copropriété.

La feuille de présence comprend aussi les données concernant les copropriétaires. On retrouve, par ailleurs, la liste assortie des numéros des lots correspondant aux copropriétaires de l'immeuble. Chaque lot est associé à une date d’entrée ainsi qu'à la répartition des tantièmes. Bien sûr, on retrouve une case vide devant le nom de chaque copropriétaire qui est destinée à l’émargement.

Après l’assemblée générale, la feuille de présence à l'AG de copropriété est attachée en annexe au procès-verbal de l'AG après que le président de séance en ait certifié l’exactitude. A souligner qu’avec les nouvelles technologies, il est désormais courant que ce document soit adressé sous une forme électronique, après accord des copropriétaires.