La convocation à une assemblée générale de copropriétaires

La loi impose la tenue d'au moins une assemblée générale par année civile. Celle-ci fait l'objet d'une convocation qui doit respecter certains critères, tant en terme de forme que de contenu. Que contient cette convocation, qui se charge de l'envoyer ? Quels délais doivent être impérativement respectés et quels sont les risques encourus en cas de non respect de la procédure ? Voici quelques éléments de réponse.

L'assemblée générale de copropriétaires : qui convoque et comment ?

• Qui peut convoquer ?

Seul le syndic est habilité à convoquer l'assemblée générale. Celle-ci doit avoir lieu au moins une fois par an mais également à chaque fois que le syndic le juge nécessaire.
Dans certains cas cependant, cette convocation peut être motivée et même adressée par le conseil syndical lui-même, voire par les copropriétaires. La demande initiale de réunion en assemblée générale doit alors être adressée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Si ce dernier tarde à réagir, il peut être mis en demeure de convoquer et dispose dès lors d'un délai légal de 8 jours. Sans action de sa part, le conseil syndical ou a défaut les copropriétaires peuvent envoyer les convocations.

• Quel est le format de la convocation ?

La convocation à une assemblée générale de copropriétaires est un document écrit qui doit être adressé au domicile de chaque copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle peut aussi prendre la forme d'une télécopie ou peut être remise en main propre.
Dans tous les cas, elle doit donner lieu à une signature, un récépissé ou une confirmation de réception.
Il est toutefois à noter que la loi ALUR du 24 mars 2014 prévoit la dématérialisation d'un certain nombre de documents dont la convocation à l'assemblée générale de copropriétaires qui pourra à terme être adressée par e-mail. Cette mesure est aujourd'hui dans l'attente d'un décret d'application.

Que doit contenir la convocation à l'assemblée générale de copropriétaires ?

La convocation doit être adressée au plus tard 21 jours avant la date de l'assemblée générale. Elle doit impérativement contenir les informations suivantes :
- Date, lieu et heure de la réunion
- Liste exhaustive des questions portées à l'ordre du jour

Selon l'ordre du jour, des documents doivent également y être annexés. Cela peut être le cas de documents comptables ou financiers, de contrats ou de devis. D'autres éléments non obligatoires à vocation d'information peuvent aussi accompagner cette convocation.

Le non-respect de ces règles peut entraîner la nullité de l'assemblée générale et des projets qui y ont été votés. En cas de doute, il est donc préférable de contacter le syndic, le conseil syndical ou une association de copropriétaires habituée à traiter ce type de questions.

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