Logiciel de facturation en ligne : quelle utilité pour les entreprises du BTP ?

Les logiciels de facturation pour les entreprises du BTP permettent de réduire le temps consacré à l’administratif. Ce temps pourra être utilisé pour la productivité et la relation clients. Quelle sont les fonctionnalités que doivent comporter un logiciel de facturation en ligne ? Quel type de logiciel utilisé ?

Comment choisir un logiciel de facturation BTP en ligne ? 

Un logiciel de facturation en ligne pour le BTP est généralement adapté à tous les corps de métier issus du bâtiment. Néanmoins, il peut avoir des fonctionnalités différentes en fonction de la typologie de l’entreprise. Ainsi certains logiciels ne seront adaptés que pour les auto-entrepreneurs et très petites entreprises alors que d’autres cibleront plus les entreprises ayant plusieurs équipes à gérer.

Un logiciel pour les artisans du BTP respecte la réglementation en vigueur peu importe le métier exercé : électricien, chauffagiste, carreleur, peintre, maçon, etc…

La plupart des logiciels de facturation sont payants mais avant de se lancer dans l’utilisation de l’un deux, pensez à l’essayer si cela est proposé ou à demander une démonstration. Toutes les fonctionnalités ne seront peut-être présentées mais vous pourrez déjà voir dans les grandes lignes si cela correspond à vos attentes et vos besoins.  

Outre la taille de l’entreprise et le tarif, le choix d’un logiciel de facturation en ligne pour le BTP devra aussi se faire en fonction du nombre d’utilisateur, de la possibilité d’avoir le logiciel sous forme d’application sur le mobile afin de pouvoir faire et éditer directement des devis et des facturations sur le chantier ou chez le client.

De plus, choisissez un logiciel pour les artisans avec une assistance téléphonique basée en France et facilement joignable. 

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation en ligne pour le BTP

Bien qu’il existe des logiciels de facturation mondialement connus, ils ne sont pas forcément appropriés au domaine du BTP, ce qui peut vite engendrer une perte de temps et devenir un calvaire pour les artisans du bâtiment.

Les principales fonctionnalités d’un logiciel en ligne pour le BTP sont :

• La création/édition d’un devis,
• La création/édition d’une facture, (d’après un devis, un appel d’offre ou à la suite d’une prestation sans devis),
• La personnalisation des divers documents,
• La gestion des acomptes,
• La gestion de la TVA avec divers taux,
• L’établissement de facture de situation,
• L’envoi des devis/factures sous divers formats,
• La relance des clients en cas de non-paiement des factures.

Ensuite, l’artisan pourra selon son souhait disposer de la signature électronique pour ses documents, de l’analyse du chiffre d’affaires ou encore consulter les statistiques détaillées et complètes de son activité.

Le choix d’un logiciel de facturation certifié

La loi des finances 2016 est entrée en vigueur le 1^er janvier 2018 afin de lutter contre la fraude de la TVA. Elle impose notamment l’interdiction de la modification et de la suppression de factures.

Toutes les entreprises travaillant avec des particuliers sont tenues d’utiliser un logiciel de facturation conforme dès lors qu’elles sont assujetties à la TVA.

Afin d’attester que le logiciel réponde aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, il doit avoir la certification NF 203 obligatoirement délivrée par organisme accrédité (AFNOR ou LNE). Toutefois, l’éditeur du logiciel peut également proposer une attestation individuelle indiquant que leur solution de facturation est conforme sans pour autant avoir la NF203.

Le logiciel peut également être certifié NF525 et qui concerne la solution de système de caisse.

Attention, en cas de contrôle, l’utilisation d’un logiciel de facturation non-conforme est sanctionné d’une amende de 7 500 €. L’entreprise devra aussi se mettre en conformité dans un délai de 60 jours, faute de quoi, elle sera à nouveau passible de la même amende.

A savoir

Vous avez l’habitude d’envoyer vos factures en PDF par mail ?

D’ici le 1^er septembre 2026, cela ne sera plus possible pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Le 1^er septembre 2027, toutes les entreprises devront passer à la facturation électronique (sous réserve d'un nouveau report). Cette obligation est déjà imposée depuis janvier 2020 pour les entreprises travaillant avec des organismes publics.

• À partir de ces dates, les factures devront être envoyées et réceptionnées par une plateforme certifiée privée ou publique (comme Chorus Pro). Cela concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et concernera toutes les opérations entre entreprises établies en France.
• Les factures électroniques devront être conservées 6 ans (date de facture) sur le support sur lequel elles ont été établies ou reçues. Ce délai de conservation doit cependant encore validé par décret (non fixé au 15/02/24).